住宅改修が必要な理由書は誰が書くのか——書ける人は決まっています。費用は本人負担ゼロ、そして「工事の計画に合わせて書く」はルール違反です

ケアマネジャーから「理由書を書きますね」と言われた。あるいは業者から「理由書はこちらで用意します」と言われた——どちらも実際にある話で、どちらが正しいのか分からないまま進んでいる方が多いと思います。

結論から言うと、書ける人は決まっています。 基本は担当のケアマネジャーか、地域包括支援センターの職員です。そして費用は本人が払うものではありません。

ただし、それ以外に誰を認めるかは市によって違います。同じ質問に、公式ページの答えが分かれています。

この記事では、八王子市・相模原市・泉佐野市の公式資料（確認日2026年8月3日）に、神戸市・東大阪市・目黒区・中野区の公式資料（確認日2026年9月20日）と、国の通知の原文（確認日2026年10月12日）を加え、確認した内容だけで理由書の実際を整理します。

先に結論

理由書とは何を書く書類なのか

名前のとおり、「なぜこの工事が必要なのか」を専門職が説明する書類です。

市はこれを読んで、工事を承認するかどうかを判断します。八王子市の手引きは、事前の申請が専門の資格を持った職員を含む複数人によって審査されるとしたうえで、「心身の状況、住宅の状況等から必要性や工事の適正を判断するためには、『住宅改修が必要な理由書』の内容が大変重要です」と書いています。

相模原市の公式Q&Aによれば、書く項目は5つです。

1. 本人の心身の状況と日常生活の動線

   玄関での履物の脱ぎ履きや玄関戸までの動きなど、実際の動きを書きます

2. 住宅の状況

   床の段差や手すりの有無など

3. 福祉用具の使用状況

   どのような福祉用具を使っているか

4. 必要な改修工事

   工事によってどの動作が改善されるかの予測

5. 工事の種別と、それを選んだ理由

   手すりを付けると動作が安定する、など

読むと分かるとおり、書けるのは本人の生活を見ている人だけです。だから作成者が限られています。

誰が書けるのか——ここが市で割れています

国の通知は、理由書を作成するものは基本的に対象者のケアプランを作る居宅介護支援専門員（＝ケアマネジャー）と地域包括支援センターの担当職員とする、と定めています。相模原市はこの文言をそのまま引用しています。

ケアマネジャー以外で書ける人——国の通知の原文

「国の通知」とは、厚生労働省の「居宅介護住宅改修費及び介護予防住宅改修費の支給について」（平成12年3月8日 老企第42号）のことです。書ける人について、原文はこうなっています。

「当該書類を作成する者は、基本的には居宅サービス計画等を作成する介護支援専門員及び地域包括支援センターの担当職員（以下「介護支援専門員等」という。）とするが、市町村が行う福祉用具・住宅改修支援事業等として、住宅改修の相談、助言等を行っている福祉、保健・医療又は建築の専門家も含まれるものである。」

つまり、国が決めているのは次の2段です。

• 基本：担当のケアマネジャーと、地域包括支援センターの担当職員
• それ以外：市の事業として住宅改修の相談や助言をしている、福祉・保健・医療・建築の専門家

理学療法士や福祉住環境コーディネーターといった資格の名前は、国の通知には出てきません。ケアマネジャー以外の誰を認めるかは、市が決めています。 市によって答えが違うのはこのためです。

通知はこのあとに、理由書を書く人と担当のケアマネジャーが別の人になる場合は「十分に連絡調整を行うことが必要である」とも書いています。

問題は、その先です。ケアマネジャーがいない人はどうするのか。 ここで市の答えが分かれます。

※ 表は横にスクロールできます

八王子市は6種類を列挙しています。ケアマネジャー、地域包括支援センターの職員、理学療法士、作業療法士、福祉住環境コーディネーター検定試験2級以上、そして住宅リフォーム・紛争処理支援センターが認定する増改築相談員とマンションリフォームマネジャーです。

神戸市も6種類を認めていますが、条件が付いています。ケアマネジャーから福祉住環境コーディネーターまでの5種類は「居宅介護支援事業所や建設事業者等に所属し、業として業務を行う者に限ります」とされ、個人で資格を持っているだけでは書けません。

ケアマネジャー以外が書いた理由書には、理学療法士・作業療法士は免許証の写し、福祉住環境コーディネーターは検定試験合格証の写し、増改築相談員は登録証の写しを添えます。

東大阪市は、さらに一歩手前に手続きがあります。理由書を作成する前に、市への理由書作成者登録が要ります。登録できるのは、介護保険事業者に属さないケアマネジャー・理学療法士・作業療法士・福祉住環境コーディネーター検定試験2級以上で、申請書に資格証の写しを添えて出します。中野区は、ケアマネジャーか福祉住環境コーディネーターが記入したものとしています。

一方、相模原市は、ケアマネジャーがいない場合に理由書を作成できる者として国の通知の「市町村が行う住宅改修指導事業等として住宅改修についての相談・助言を行っている福祉・保健・医療の専門家」を挙げたうえで、「相模原市が認めている者は地域包括支援センターの職員となります」としています。

なお、認定の申請中で担当のケアマネジャーがまだいない場合について、相模原市は「この場合の理由書の作成者は、地域包括支援センターの職員となります」としています。

神戸市は、ケアマネジャーに頼む届出（居宅サービス計画作成依頼届出書）が出ていない人が住宅改修だけを希望する場合について、まず居宅介護支援事業者に相談するよう助言したうえで、当面は介護サービスを受ける意思がない場合はケアマネジャーに代わって上の表の有資格者が作成してよいとしています。この場合は担当ケアマネジャーの確認欄への署名は要りません。

ただし、要介護1以上になることが明らかな場合や、ケアマネジャーと契約する予定がある場合はこの限りではない、とも書かれています。契約していないケアマネジャーは担当者ではないため、担当者でない人が書いたことになってしまうからです。

費用は本人が払うものではありません

ここは請求されてから気づく方が多いところなので、先に書いておきます。

これは国の通知（老企第42号）で決まっています。原文は「介護支援専門員等が当該書類を作成する業務は居宅介護支援事業又は介護予防支援事業の一環であるため、被保険者から別途費用を徴収することはできない」です。被保険者とは、介護保険を使う本人のことです。国の通知なので、どの市でも同じです。

相模原市も、理由書の作成費について「居宅介護支援事業の一環であり、別途費用徴収できません」としています。

八王子市はもう一歩踏み込んでいて、ケアプランの提供を受けていない方の理由書を作成した人に対し、市が1件あたり2,000円と消費税を支払うしくみを持っています。支払先は原則として作成者が属する事業者で、属する事業者がない場合は作成者本人です。

神戸市にも同じ形のしくみがあります。ケアマネジャーがいない要介護・要支援の人からの依頼で理由書を作成した場合に限り、介護支援専門員支援費として1件あたり2,000円が作成者の所属する事業所の口座に振り込まれます。中野区も理由書作成の助成申請を設けています。

つまり、理由書の作成にかかるお金は、介護保険の制度の側で手当てされています。もし理由書の作成費として請求されたら、その場で払う前に市の介護保険の窓口へ確認してください。

あわせて、申請の代行手数料や写真の現像代も住宅改修費の支給対象にはなりません（八王子市・相模原市）。見積書にこれらが入っていたら、対象になる費用かどうかを聞いてみてください。

ケアプランでは代用できません

「ケアプランを出せば済むのでは」と考える方がいますが、相模原市の公式Q&Aは「ケアプランは理由書の代わりとなりません」とはっきり書いています。

理由は、書く内容が違うからです。理由書には、住宅の段差の状況、福祉用具の使用状況、工事によってどの動作が改善されるかの予測といった、住宅改修に固有の項目が要ります。ケアプランとは別に作ってもらう必要があります。

「工事の計画に合わせて理由書を書く」はルール違反

八王子市の手引きに、はっきりとこう書かれています。

「先にリフォームの計画があり、それに理由書の内容を合わせるのはルール違反です。」

同じ手引きには「資格のない方が作成した理由書を、有資格者の名義で提出することはできません」とも書かれています。相模原市も、本来理由書を書けない人が作成した場合は、その事実が分かった時点で再提出を求め、再提出されるまで審査を行わないとしています。

国の通知（老企第42号）も、理由書を書く側に2つのことを禁じています。ケアマネジャーや地域包括支援センターの職員が、自分では設計も工事もしないのに本人から工事を請け負って別の業者に丸ごと下請けさせること。そして、工事をする業者から仲介料や紹介料を受け取ることです。通知は、これらは「認められない」と書いています。

これは読者にとっても実利のある話です。順番が逆になった工事は、そもそも通らない可能性があるということですから。

正しい順番は、相談 → 理由書 → 見積もり → 工事のまえの申請 → 承認 → 着工、です。八王子市は、理由書の作成から改修内容の決定までをおおむね1か月以内に調整するよう案内しています。

理由書で結果が変わる工事があります

理由書は形式だけの書類ではありません。同じ工事が、理由書の中身で対象になったりならなかったりします。

泉佐野市の公式Q&Aから、実際の例をいくつか挙げます。

※ 表は横にスクロールできます

いずれも「日常生活上、必要なもの」にあたるかどうかを、市が理由書で判断しています。

だからこそ、理由書を書く人に実際の生活を見てもらうことが効きます。ふだんどこを通り、どこでよろけるのか。それが書かれていない理由書は、通りにくくなります。

見に来ることは、様式の側でも求められています。目黒区の記入要領では、作成者の欄に現地確認日を書く欄があり、太枠の中は全て記載し、記入漏れがあると受付できない場合があるとしています。電話や図面だけで書いてもらう形は避けてください。

どの工事が対象でどれが対象外かの一覧は、介護保険の住宅改修で「対象外」になる工事にまとめています。

工事の内容が変わったときの扱い

理由書を出したあとに、工事の内容が変わることがあります。壁を開けたら下地が足りなかった、といった話です。

相模原市は、計画を変更せざるを得ない場合、提出した理由書にその理由を加筆し、新しい見積もりや図面とあわせて提出するよう求めています。工事が追加になる場合は基本的に別の申請として扱われるため、あらためて工事のまえの申請が必要です。

泉佐野市はもっと厳しく書いています。承認後に内容が変わったのにそのまま着工した場合、「事前申請の内容と異なる改修を行った場合は、保険給付の対象外です」。

変更が出たら、着工するまえに止めて連絡する。 ここは急いでも得になりません。

よくある質問

まとめ

• 理由書がないと工事を始められません。 介護保険の住宅改修に必須の書類です
• 書けるのは基本、担当のケアマネジャーか地域包括支援センターの職員。 国の通知（老企第42号）がそう定めています
• それ以外に誰を認めるかは市で違います。 八王子市は6種類の資格を認め、相模原市が認めているのは地域包括支援センターの職員だけでした。神戸市は事業所に所属して仕事として行う人に限り、東大阪市は書く前に市への作成者登録が要ります
• 書く人は実際に家を見に来ます。 目黒区の様式には現地確認日の欄があり、記入漏れは受付できない場合があります
• 費用は本人が払うものではありません。 国の通知が、本人から別に費用を取ることはできないと定めています。別途の請求があったら、払う前に市の窓口へ確認してください
• ケアプランでは代用できません。 住宅改修に固有の5項目を書く書類です
• 工事の計画に合わせて理由書を書くのはルール違反。 正しい順番は、相談 → 理由書 → 見積もり → 工事のまえの申請 → 承認 → 着工です
• 理由書の中身で結果が変わる工事があります。 ふだんの生活を実際に見てもらってください

※本記事の制度情報は、八王子市・相模原市・泉佐野市の公式資料を2026年8月3日に、神戸市・東大阪市・目黒区・中野区の公式資料を2026年9月20日に、国の通知（老企第42号）の原文を2026年10月12日に確認したものです。

※理由書の取扱いは市区町村ごとに異なります。制度は年度や運用の見直しで変更されることがありますので、申請前に必ずお住まいの市区町村の公式ページ・窓口で最新の条件をご確認ください。

参考情報（出典）

• 居宅介護住宅改修費及び介護予防住宅改修費の支給について（平成12年3月8日 老企第42号・厚生労働省 法令等データベース）（確認日 2026-10-12）
• 介護保険・高齢者自立支援 住宅改修の手引き（八王子市 福祉部介護保険課）（確認日 2026-08-03）
• 介護保険 住宅改修のＱ＆Ａ 令和6年4月改定版（相模原市）（確認日 2026-08-03）
• 介護保険住宅改修 Ｑ＆Ａ 泉佐野市版（泉佐野市）（確認日 2026-08-03）
• 「理由書」の作成（神戸市・PDF）（確認日 2026-09-20）
• 介護保険住宅改修にかかる理由書作成者登録について（東大阪市）（確認日 2026-09-20）
• 介護保険住宅改修 理由書の作成について（目黒区・PDF）（確認日 2026-09-20）
• 介護保険住宅改修（中野区）（確認日 2026-09-20）
• 制度の全体像＝介護保険の住宅改修の使い方／お住まいの市の上乗せ＝市区町村別の介護リフォームのページ